Retos de la transformación digital: Diseño y implementación de proyectos de gestión de documentos electrónicos

La transformación digital en la gestión de documentos en las organizaciones plantea retos derivados de la necesidad de garantizar la accesibilidad a los documentos, su integridad, autenticidad, fiabilidad y usabilidad. El diseño e implementación de un proyecto de gestión de documentos electrónicos consta de cuatro componentes, en torno a los cuales se planifican los proyectos de implantación: procesos organizativos y de gestión de documentos, datos e información, tecnología para gestionar los documentos electrónicos, y personas que son las que estarán involucradas en los procesos y en la misma gestión de documentos. Las organizaciones que implementan la transformación digital en la gestión de los documentos obtienen beneficios al facilitar el teletrabajo y explotar el valor de los documentos. Este valor es primario cuando los documentos evidencian la actividad de la organización y facilitan la rendición de cuentas. Las organizaciones extraen el valor secundario de los documentos mediante procesos de gestión del conocimiento y reutilización de la información.