Ahorrando tiempo y mejorando procesos en un servicio electrónico de DSI

La Biblioteca Rector Gabriel Ferraté inició durante el año un servicio de difusión selectiva de información a través del correo electrónico, llamado D’interès. De este servicio, la única parte que estaba automatizada desde el principio era la “visible” para el usuario: el servicio de subscripción a los boletines, que permite al usuario subscribirse a través de un interfaz web, y el servicio de envío electrónico de estos boletines. La valoración del servicio al cabo de un año era buena en lo referido a la satisfacción de los usuarios, pero, desde el punto de vista interno, la periodicidad mensual de los boletines y su confección “artesanal” hacían que faltara tiempo para elaborarlos adecuadamente. Se planteó, pues, una reestructuración  interna del servicio basada en conseguir unas herramientas que permitieran gestionar de forma óptima los recursos de información que se difunden en estos boletines. Por un lado se crearon dos bases de datos: la primera para gestionar las fuentes de información que proveen de recursos, la segunda para gestionar estos recursos que después se hacen llegar a los subscriptores. Por otro lado, se mejoró la selección de los recursos y de las fuentes de información, y se reestructuraron las tareas de edición electrónica de los boletines para ganar tiempo.