La norma ISO 15489: un marc sistemàtic de bones pràctiques de gestió documental a les organitzacions

La norma ISO 15489 se centra en els principis de la gestió de documents i estableix els requisits bàsics perquè les organitzacions puguin establir un marc de bones pràctiques per a millorar de forma sistemàtica i efectiva la creació i manteniment dels seus documents, donant suport a la política i objectius de l'organització. Respon tant a l'evolució dels plantejaments del record management nord-americà i del record keeping australià com a la necessitat d'integrar la gestió de documents amb l'enfocament basat en processos i les normes de gestió de la qualitat. La norma proposa una metodologia específica per a dissenyar i implementar el sistema de gestió de documents, definir els processos tècnics, elaborar les eines principals (quadre de classificació, calendari de conservació, taula d'accés i seguretat) i establir les activitats d'avaluació, medició i aprenentatge que portin a la millora contínua del sistema. També destaca la importància de les metadades per a la gestió dels documents electrònics i assenyala els requisits que aquests haurien de complir. Com a compendi de bones pràctiques de gestió de documents adoptat a nombrosos països, la norma comporta nous reptes i obre noves perspectives als professionals de la informació. Una de les qüestions pendents encara és el desenvolupament d'indicadors que mesurin el rendiment del sistema de gestió de documents i posin de manifest el valor que aporta a la gestió dels processos de negoci de l'organització.